Письма граждан, после регистрации и оформления резолюции директором образовательного учреждения передаются на исполнение конкретному исполнителю под «роспись» в учетной документации.
Письма граждан, требующие проверки изложенных фактов, рассматриваются должностными лицами в срок до одного месяца со дня их регистрации; не требующие дополнительного изучения и проверки не - позднее 15 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель уведомляет заявителя.
Не допускается направление писем граждан на рассмотрение работникам, действия которых обжалуются.
В сопроводительном письме обязательно указывается порядок ответа заявителю, а при необходимости - и организации (учреждению), в которую направляется данное обращение. При этом ответ на обращение ставится делопроизводителем «на контроль».
Анонимные письма, как правило, не рассматриваются. Однако решение об исполнении анонимного обращения принимает начальник Управления образования.
Письма, бессмысленные по содержанию, а также некорректные по форме, подбираются в специальную папку и не рассматриваются.
Ответы на обращения граждан подготавливают исполнители за подписью директора образовательного учреждения.
Ответы на письма, направляемые в вышестоящие организации и депутатам, оформляются в обязательном порядке, за подписью директора образовательного учреждения.
Должностные лица при рассмотрении обращений граждан обязаны:
• внимательно проанализировать изложенные проблемы, в случае необходимости сделать запрос требуемых документов или произвести выезд на место для проверки фактов, а также предпринимать другие меры для объективного разрешения вопроса;
• принимать обоснованные решения по обращениям, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений.
По результатам рассмотрения вопросов содержащихся в письмах граждан, исполнитель подготавливает ответ заявителю.
При составлении ответа о результатах рассмотрения письма должны соблюдаться следующие требования:
• кратко изложить, какая работа была проведена для проверки фактов, изложенных в обращении;
• если в письме заявителя содержится несколько вопросов, то ответ надо дать раздельно по каждому рассмотренному вопросу;
• сообщить, подтвердились ли факты, изложенные в письме, какие меры приняты по результатам проверки.
Ответы оформляются на бланках писем и содержат следующие реквизиты: адресат, текст, фамилия исполнителя с указанием его рабочего телефона, дата исполнения и исходящий номер письма проставляется делопроизводителем после того, как письмо подписано.
